GENERALIDADES
A)
CONFIDENCIALIDAD, El
contenido de los pales de trabajo, es de naturaleza confidencial, por lo tanto,
solo deben conocerlos el personal del área o asunto examinado.
B)
VALOR
LEGAL, Los papeles de trabajo es un transmite judicial, son el
soporte del asunto que se investiga, y se constituyen en una prueba legal para
dicho transmite.
RESPONSABILIDADES
DE LOS AUDITORES
Son responsable por la
elaboración de los papeles de trabajo, para su control: Mientras se desarrolla
el trabajo, la responsabilidad recae en todos los miembros del equipo.
Deben de cuidar que los
papeles de trabajo estén ordenados y resguardados adecuadamente-
El auditor, es responsable
de la veracidad de los datos y comentarios
El supervisor, es
responsable de que la información constituya evidencia suficiente, competente y
pertinente en relación al hecho encaminado.
RESPONSABILIDAD
DE LA CONTRALORIA GENERAL
Crear los sistemas y
procedimientos de elaboración y archivos que permitan controlar la ubicación y
el uso de los ´papeles de trabajo, así como la confidenciabilidad de la
información
DE
LA INSTITUCIÓN AUDITADA INTERNA
Es responsable de proporcionar los elementos y el espacio
físico adecuado, para que se creen los archivos
TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO DE LA INSTITUCIÓN DE LA INFORMACION
Son papeles de trabajo o
documentos que integran los datos globales de la auditoria. Tales como;
a)
Borrador del informe
b)
Correspondencia, nombramiento, planificación
c)
Programas de auditoria
d)
Medios de evaluación del control interno
e)
Hojas de asientos de ajustes y
reclasificaciones
f)
Balance de trabajo, activo, pasivo,
patrimonio, ingreso y egreso
DE
ANALISIS DE DATOS
·
Análisis del contenido de cuentas
·
Análisis del movimiento de cuentas
·
Conciliaciones de cuentas y saldos
·
Evaluación del control interno área examinada
DE
SOPORTE
Documentos que corroboran
los datos obtenidos en el análisis especifico
Tales como:
·
Confirmaciones de bancos, saldos de clientes
o acreedores, seguros y contratos
·
Carta de consulta de abogados, técnicos, o
otros profesionales
·
Declaraciones y notas de descargo
·
Carta de presentaciones
·
Otras
OTROS
Son papeles, documentos,
correspondencia, preparadas por métodos tradicionales no medios magnéticos, que
sirven de evidencia adicional. Fotografía, Recortes
CONTENIDO
DE LOS PAPELES DE TRABAJO
ENCABEZADO
Incluye datos que se hacen referencia a los aspectos siguientes
A)
Nombre de la institución, depto., que se
examina, nombre de los papeles de trabajo, periodo que se abarca, índice
asignados en grupos específicos.
B)
Cuerpo del papel de trabajo, es propiamente
el papel de trabajo y se relaciona con los datos obtenidos en el análisis,
verificación de cálculos, datos obtenidos de cualquier tipo de pruebas
C) Complementación
de datos, documento que corroboran los datos utilizados en el análisis, o que
justifican el cumplimiento de los procedimientos de auditoría aplicadas,
comparación con los registros contables, los flujo grama de procesos
CONTENIDOS
DE LOS PALES DE TRABAJO
Fuentes de evidencia, se
refiere a los documentos utilizados para obtener la información en el trabajo
de auditoría, pueden ser organigrama, registros contables, facturas,
reglamento.
Índices, marcas y
referencias, son signos que se utilizan para efectuar la auditoria.
Índices, para identificar
una cuenta, función, programa
Marcas, para resaltar un
hecho, acción o criterios relacionados con la auditoria que se lleva acabo
Referencia cruzada, para
relacionar datos entre los papeles de trabajo, así como sus comentarios del
borrador del informe.
Firma de responsabilidad,
las iníciales o firmas de quienes participaron en la elaboración de los papeles
de trabajo, el auditor que elaboro el papel de trabajo firma como responsable,
el supervisor o jefe de auditoría que reviso los papeles de trabajo.
REGLAS
GENERALES
Deben cumplir con los
procedimientos del programa y los objetivos
Deben presentar claramente
la identificación de la institución y departamento que se esta evaluando, deben
contener los datos pertinentes al hecho examinado. Deben utilizarse una hoja de
7 o 14 columnas para los asuntos examinados y agrupar aquellos datos afines,
deben incluir los datos o documentos de soporte que respalden cualquier
criterio, deben contener los índices, las marcas y las referencias el uso
adecuado, deben contener las iníciales de quien lo elaboro, deben elaborarse y
archivarse en forma limpia y ordenadas, deben contener la referencia de la fuente donde se obtuvieron los dato, deben
contener la evidencia de la supervisión ejercida.
LA
EXPERIENCIA DE LA AUDITORIA ANTERIOR
Los papeles de trabajo
elaborados en la auditoria anterior constituyen una ayuda para orientar un
determinado análisis, y servir de guía.
Coordinación según la
evidencia, con la contraloría general, em caso de los auditores, los datos que
requieran de consultan a la contraloría general, deberá tener las explicaciones
necesarias para darle respaldo a la evidencia obtenida.
CON
LA FIRMA PRIVADA DE AUDITORES
En los trabajos que ejecuto
una firma privada, los papeles de trabajo, deberán consultarse para obtener la
mejor evidencia, capaz de que sirva a los objetivos del trabajo.
PROCESOS
DE CONTROL
Se crearan políticas y
procedimientos que permitan controlar todos los papeles de trabajo de una
auditoria, abrir una carpeta, para cada auditoria, numerar, en orden
ascendentes de todos los papeles de trabajo, llevar un registro de cada
carpeta, en el formulario de control diseñado
CRITERIOS
DE ARCHIVO
Terminada la auditoria, los
papeles de trabajo son de propiedad de la institución en la que labora el
auditor interno, determinar los sectores, instituciones o departamento por los
cuales se abrirán los archivos respectivos, crear una codificación que permita
identificar con facilidad los papeles de trabajo que se vayan a archivar.,
crear un formulario para el retiro de devolución de papeles de trabajo,
asegurar que se cumplan , establecer los criterios específicos que permitan
conservar los ´papeles de trabajo por el tiempo necesario.
ARCHIVOS
PERMANENTE
Se organizan los papeles de
trabajo con vigencia de un año o más de uso.
1)
Historial legal sobre la institución
2)
Organigrama de la institución
3)
Actas de junta directiva
4)
Políticas y procedimientos sobre el personal,
seguridades, compra, venta, etc.
5)
Manual de contabilidad
6)
Presupuesto o forma de financiamiento de las
operaciones
7)
Organización y distribución de funciones
8)
Contratos a largo plazo
9)
Evaluación de control interno
10) Análisis
detallado de activos fijos
11) Plan
anual de auditoria
ARCHIVO CORRIENTE
Documento que origino el
trabajo, informe de auditoría, evaluación del control interno, análisis y otras
pruebas de detalle, presupuesto de tiempo, programa de auditoría, papeles y
evidencia que respaldan la elaboración, personal clave del área
examinada
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