CREACION Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE

Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías. Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa, Metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías. Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes.

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año. El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre la entidad para llevar a cabo una auditoría eficaz y Objetiva. Contiene información que servirá para auditorias posteriores.

Ventajas del Archivo Permanente:

Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores. Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales de la entidad. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoria.

RESPONSABLES

El proceso de creación y actualización es responsabilidad de:

Director de Auditoria Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo permanente.

Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contraloría General de Cuentas.

Supervisor

Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría, y que se actualice en las auditorias recurrentes, en el proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.

Auditores

Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodología implementada.

Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente.

Funcionarios y empleados de la entidad

Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma solicitados por el equipo de auditoría.

PROCEDIMIENTO

De acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, durante el proceso de las auditorías los auditores están obligados a crear o actualizar el archivo permanente, para lo cual se debe utilizar el siguiente procedimiento:

 Estructura

Para la creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la siguiente estructura básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las necesidades de información de la Unidad de Auditoría Interna.

Elaboración del índice

La elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene, con base en el número correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control.

Información general

Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.) - Dirección, teléfono, fax, E mail, etc. - Autoridades superiores y sus generales - Misión y visión institucional.

Estructura organizacional

- Manuales de Organización

- Manuales de Funciones

- Manuales de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.)

  Organigramas

- Ubicación geográfica de programas y proyectos

- Integración de unidades ejecutoras por programa

Leyes y Regulaciones

- Ley Orgánica

- Reglamento Orgánico y reglamentos internos

- Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad

Planificación de Operaciones

- Plan Operativo Anual

- Planes de trabajo

- Cronogramas de actividades

- Estudios de pre y factibilidad

Información Administrativa

- Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones,

- fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.)

- Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc )

- Principales políticas institucionales (compras, personal etc.)

- Flujogramas de los procesos más importantes (compras, nóminas)

Información Presupuestaria, Contable y Financiera

- Políticas, contables y presupuestarias

- Normas presupuestarias

- Manuales contables

- Manuales de presupuesto

- Estados financieros

- Estados de ejecución y liquidación del presupuesto

- Informes de auditoría

- Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CORRIENTE

Es un legajo que se organizará con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia en la comunicación de información durante el proceso de ejecución del trabajo y como soporte del informe final de la auditoría.

Asimismo, estos documentos sirven para una adecuada administración de la ejecución de la auditoría, y cuando procede, para el trámite de acciones legales y administrativas.

El archivo corriente contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las pruebas, análisis, gráficos, muestras analizadas y los procedimientos utilizados, los cuales en su conjunto y aplicándoles un sistema técnico de organización y referenciarían se constituyen en la evidencia del examen de una unidad auditable

Su importancia radica en que dentro de este archivo se encuentra toda la evidencia y la extensión de  los procedimientos de auditoria contenidos tanto en las pruebas de cumplimiento como en las 

Pruebas sustantivas, algunos de los documentos incluidos dentro de este archivo son:

• Cédulas sumarias
• Cédulas de detalle
• Cédulas analíticas
• Hojas de hallazgos
• Narrativas
• Cuestionarios de control interno 
• Programas de auditoria.  

RESPONSABLES

Director de Auditoria Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para que organicen el archivo corriente oportuna y técnicamente, de acuerdo a la metodología establecida en la presente guía.

Supervisor

Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde el inicio de la auditoria, durante la ejecución del trabajo y hasta su terminación, de acuerdo a la metodología implementada, ejecutando una labor de seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditoria.

Auditores

Son responsables de organizar toda la información y documentación que comprenderá el archivo corriente en el proceso de la auditoria.

PROCEDIMIENTO

El archivo corriente se debe estructurar de la forma siguiente:

Estructura

La siguiente estructura básica, no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de las necesidades de información, comunicación, evidencia y otros durante la ejecución de la auditoría.

La estructura básica del archivo corriente es la siguiente:

• Planificación

• Informe

• Acciones legales

• Administrativo