La supervisión en forma general es la habilidad para trabajar con un grupo
de personas sobre las que se ejerce autoridad, encaminada a obtener de ellos el
máximo rendimiento y eficacia, es un esfuerzo combinado para llevar a buen
cumplimiento el trabajo asignado. Se practica mejor en un ambiente propicio y
de cooperación por parte de quienes intervienen, incluyendo naturalmente el
supervisor.
En el proceso de auditoria, la supervisión es la función encargada de
participar activamente en sus aspectos más importantes, así como de vigilar el
trabajo de auditoria realizado por los miembros del equipo, con el propósito de
que se cumplan los objetivos y metas programadas con sujeción a las
disposiciones legales y normativo vigente. La supervisión emite un juicio
critico y orientador para el mantenimiento de la calidad del trabajo y
proporciona a los miembros del equipo de auditoria que lo necesiten el
entrenamiento necesario para ejecutar posteriores trabajos de mayor importancia
y dificultad.
Niveles de Supervisión
Los niveles de supervisión en las actividades de auditoría gubernamental
son ejercidos por diferentes funcionarios y empleados, en forma directa o
indirecta y están constituidos por el Contralor General, Subcontralor, Director
de Planificación y Evaluación Institucional, Director y Subdirector de la
Unidad Operativa, Supervisor y Auditor Jefe de Equipo.
La supervisión es indispensable para la efectiva ejecución de cualquier
examen y se ejerce en sentido vertical. Para efectos de la auditoría
gubernamental se establecen para el proceso de la auditoría, los siguientes
niveles:
Auditor jefe de equipo
Distribuirá y orientará el trabajo de los miembros del equipo, revisará el
contenido de los papeles de trabajo y la calidad de la evidencia preparada por
los miembros del equipo. Actividad que podrá ser cumplida por cualquier
integrante con experiencia para guiar las actividades asignadas a otros
miembros del equipo menos experimentados.
Supervisor
Efectuará la supervisión sistemática y oportuna del trabajo realizado por
el equipo de auditores, durante el proceso de la auditoria, así como, orientará
y prestará la asistencia técnica requerida.
Director de la unidad operativa
Revisará el contenido del borrador del informe de auditoria, a base de los
papeles de trabajo que considere necesarios, de aquellos exámenes que por la
importancia relativa a meritan este hecho. Generalmente los informes son
revisados por el subdirector o por un funcionario de la más alta jerarquía de
la unidad operativa, quienes además ejercen el control de calidad interno.
d. Dirección de planificación y evaluación institucional En esta unidad se
efectúa el control de calidad externo de los informes, memorando de
antecedentes y síntesis.
Contralor o subcontralor
La aprobación, suscripción y trámite de los informes originados en las Direcciones
Regionales y Delegaciones Provinciales, estarán sujetos a las directrices que
emita el Contralor General. El control de calidad de las labores de auditoria en todos los niveles, debe proporcionar la seguridad razonable de que el examen
realizado cumple con la normativa vigente, para lo cual es aconsejable se
adopte el criterio de supervisar en cadena entre los niveles antes citados.
Objetivos de la Supervisión
El Trabajo realizado por el equipo de auditores será supervisado en forma
sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoria para asegurar la
adhesión a las normas profesionales.
Los auditores supervisores tendrán la responsabilidad de cerciorarse que el
personal encargado de efectuar la auditoria reciba la orientación que
garantice: la ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos de la auditoria y la debida asistencia y entrenamiento en el trabajo. Igual situación
deberá aplicarse a los consultores y especialistas contratados para colaborar
con el equipo de auditores.
Guía de Supervisión en el Proceso de Auditoría
La función de supervisar, constituye una actividad básica en el proceso de
la auditoría, toda vez que su participación activa y oportuna, asegura un nivel
de calidad óptimo en su desarrollo y resultados, por lo que es necesario
incorporar al presente Manual, el contenido de la Guía de Supervisar, en la
que se describen las principales acciones que deben cumplir, en las diferentes
fases del proceso de la auditoria, los profesionales que ejercen las funciones
de supervisar.
Supervisión en la Planificación Preliminar
Las Normas
respecto de la Planificación Preliminar establecen que al diseñar el
enfoque del trabajo, es indispensable establecer una estrategia para
desarrollar la auditoría, mediante la obtención de información actualizada
dirigida a validar el referido enfoque, tarea en la que participarán obligatoria mente el supervisor y el jefe de equipo.
Supervisión en la Planificación Específica
Respecto de la planificación específica las Normas
Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental determinan, procedimientos de
recopilación de información adicional, que se complementan en forma coherente
con la información obtenida en la planificación preliminar, con el propósito de
evaluar la estructura de control interno, calificar los riesgos de auditoría y
seleccionar los procedimientos sustantivos, actividades en la que participa el
supervisor y jefe de equipo.
Elementos del programa de supervisión de Auditoría
- Objetivos generales de la auditoría y específicos por áreas.
- Alcance del trabajo en tiempo y en operaciones a examinar relacionados
con los objetivos específicos.
- Descripción de las actividades principales y de apoyo.
- Calificación de los factores de riesgo
- Grado de confianza programado para cada uno de los componentes
evaluados.
- Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el
alcance previsto.
Objetivo
Lograr una adecuada organización del trabajo a ejecutarse
a través de procedimientos y alternativas de acción que contribuyan a la
consecución de los objetivos de la auditoría en forma eficiente, efectiva y
económica.
Procedimientos
1)
Elaborar los programas de supervisión a aplicarse en las
respectivas fases del proceso de auditoria.
2)
Comprobar que el
jefe de equipo identifique a los funcionarios y ex funcionarios de la entidad
vinculados con el ente o área a examinar y comunicar el inicio del examen, de
conformidad con la normativa legal vigente.
3)
Analizar la
información obtenida en la planificación preliminar para determinar posibles
áreas críticas y componentes a ser evaluados.
Supervisión en la Ejecución del Trabajo
1)
Para esta fase de la Auditoria se aplican los
procedimientos específicos, poniendo énfasis en la identificación de los
hallazgos y en la obtención de la evidencia suficiente y competente, para
demostrar la veracidad de los resultados alcanzados en cada componente
examinado para emitir la opinión y conclusiones correspondientes.
Objetivos
Orientar y evaluar el trabajo asignado a los miembros del
equipo para que éste se desarrolle con independencia.
Procedimientos
Alguno de los principales procedimientos que debe cumplir
el supervisor, para que la ejecución del trabajo se realice de acuerdo con los
objetivos propuestos, son los siguientes:
1)
Presentar a la máxima autoridad de la entidad a los
miembros del equipo y solicitar la colaboración y facilidades apropiadas para
desarrollar el trabajo
2) Distribuir en forma equitativa y razonable las
actividades programadas, considerando la capacidad
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